-

Belajar Microsoft Excel


Menambah list baru pada Ms. Excel



Anda mungkin pernah membuat laporan bulanan atau harian, semisal kita akan menulis data dari Januari s/d Desember, kita cukup menulis January di kolom pertama dan February di kolom kedua, di-blok dan diseret ke kanan secara otomatis kolom selanjutnya akan mengikuti nama bulan berikutnya (lihat gambar). Hal ini sama jika untuk hari Sunday s/d Saturday.
Tapi bagaimana jika nama bulan atau hari dalam bahasa Indonesia, tentu saja cara di atas tidak bisa dilakukan karena list dalam nama Indonesia tidak ada dalam daftar. Bukalah menu Tools -> Options, pilih Custom List(lihat gambar).
Cara pertama pastikan pada Custom list berada di NEW LIST, pada List entries tulislah daftar, seperti contoh nama hari. Setelah selesai klik Add maka daftar nama hari sudah masuk dalam list.
Cara kedua menggunakan import list, anda harus menuliskan daftar dalam sheet Excel, boleh dalam baris atau kolom (salah satu saja, lihat gambar), jika sudah memiliki daftar tersebut klik tombol seperti tampak pada gambar yang dilingkari, pilih / blok daftar yang dimaksud dalam sheet, tekan enter dan klik Import. Jika daftar pada sheet telah diblok sebelumnya maka kita tinggal klik Import saja karena range cellnya telah masuk dalam isian.
Selamat mencoba…



Menyembunyikan garis grid di Ms. Excel


Secara bawaan sheet di Ms. Excel terdapat garis-garis (gridlines) di antara baris dan kolomnya, gridlines ini merupakan garis bantu untuk memudahkan kita mengetahui posisi cell dan memudahkan pembuatan tabel. Sebenarnya gridlines tidak akan tercetak saat diprint, namun terkadang ada beberapa orang yang merasa kurang nyaman melihat garis-garis ini berada di antara tabel-tabel yang telah mereka buat.
Untuk menyembunyikan garis-garis tersebut gunakan menu Tools -> Options, pilih View lalu cari Gridlines, hilangkan centangnya (lihat gambar) lalu klik OK.



Menghapus baris dan kolom di Ms. Excel


Untuk menghapus satu atau lebih baris atau kolom kita dapat menggunakan menuEdit -> Delete, selain itu kita dapat menggunakan tombol Ctrl disertai menekan tombol  (minus/kurang pada Numpad), akan muncul pilihan:
Shift cells left : cell ter-blok akan terhapus dan cell di sebelah kanannya mengisi ke cell yang terhapus
Shift cells up : cell ter-blok akan terhapus dan cell di sebelah bawah akan mengisi ke cell yang terhapus
Entire row : baris ter-blok akan terhapus dan baris di sebelah bawahnya akan mengisi baris yang terhapus
Entire column : kolom ter-blok akan terhapus dan kolom di sebelah kanannya akan mengisi kolom yang terhapus



Menyisipkan baris dan kolom di Ms. Excel


Untuk menyisipkan satu atau lebih baris kita dapat menggunakan menu Insert -> Rows, dan untuk menyisipkan kolom dapat menggunakan menu Insert -> Columns. Banyaknya baris atau kolom yang disisipkan tergantung berapa baris atau kolom yang kita blok sebelum disisipkan. Baris atau kolom baru akan muncul pada baris atau kolom sebelum baris atau kolom yang kita blok.
Cara lain selain menggunakan menu tersebut dapat menggunakan tombol Ctrldisertai menekan tombol + (plus/tambah pada Numpad), akan muncul pilihan:
Shift cells right : cell baru akan muncul dan mendorong cell lama ke kanan
Shift cells down : cell baru akan muncul dan mendorong cell lama ke bawah
Entire row : baris baru akan muncul dan mendorong baris lama ke bawah
Entire column : kolom baru akan muncul dan mendorong kolom lama ke bawah



Tambah dan copy sheet di Ms. Excel

Untuk menambah sheet baru di Excel kita bisa menggunakan menu Insert -> Worksheet, nama sheet baru akan menjadi SheetX di mana X adalah angka merujuk nama sheet terbesar ditambah 1. Misal nama sheet terbesar adalah Sheet3 maka nama sheet baru adalah Sheet4.
Untuk memindahkan letak sheet dapat kita lalukan dengan menyeretnya ke lokasi baru. Letakkan kursor pada nama sheet, tekan dan tahan lalu seret kursor ke kanan atau ke kiri sesuai letak baru yang kita inginkan.
Terkadang kita sudah membuat suatu tabel laporan di satu sheet, sudah kita format sedemikian rupa, sedangkan kita menginginkan membuat sheet baru yang serupa. Tentu menjadi pekerjaan yang melelahkan bila kita harus membuatnya kembali di sheet yang baru. Nah, inilah gunanya copy sheet, dengan copy sheet semua pekerjaan yang telah kita lakukan pada sheet sebelumnya akan ada di sheet baru jadi kita tinggal mengganti sedikit saja seperlunya. Caranya gunakan menu Edit -> Move or Copy Sheet…atau klik kanan pada nama sheet lalu pilih Move or Copy… 
To book: secara bawaan adalah nama file yang sedang kita kerjakan, pilihan ini merujuk file mana tujuan sheet yang akan kita pindah atau copy. Bila dalam file yang sama, pilihan ini tidak usah diganti, bila tujuannya ke file yang baru lagi maka pilih (new book).
Before sheet: peletakan sheet baru diletakkan pada posisi sebelum nama sheet yang ditunjuk, bila akan diletakkan pada sheet terakhir pilih(move to end)
Create a copy, bila dibiarkan kosong atau tidak dicentang maka sheet yang kita pilih hanya akan dipindahkan saja ke posisi baru, bila dicentang maka sheet yang kita pilih akan diduplikasi ke posisi yang baru. Dengan duplikasi ini maka kedua sheet akan sama, ukuran serta format yang telah diset pada sheet yang lama.
Cara cepat copy sheet dapat dilakukan seperti memindah sheet, hanya saja saat kita menyeret mouse disertai menekan tombol Ctrl (perhatikan gambar).


Memberi password pada dokumen


Kadang kita perlu memproteksi dokumen penting kita baik itu dokumen Ms. Word atau Excel agar tidak dapat dibuka oleh orang lain. Sebenarnya cara ini cukup efektif, namun terkadang karena sifat pelupa manusia cara ini jadi merepotkan karena sekali lupa maka dokumen tidak dapat dibuka kembali, untuk itu ingat-ingatlah password yang anda buat.
Untuk memproteksi ada dua cara yaitu pada saat edit dokumen atau saat save. Pada saat edit dokumen klik menu Tools -> Option, pilihSecurity, kita cukup mengisi Password to open saja. Setelah mengisi Password to open klik OK, anda akan diminta konfirmasi password, isi dengan password yang sama, jika berbeda maka pengisian password akan ditolak. Cara kedua adalah pada saat save dokumen, pilih menu File -> Save as, saat jendela save terbuka cari menu Tools -> General Option atau Security Option(tergantung versi Microsoft Office anda), selanjutnya isi password seperti cara yang pertama.
Ingat, jangan sampai lupa dengan password anda…
 
© Copyright 2010-2011 - All Rights Reserved.
Template Design by Mahrus Blog | Published by Mahrus Lakar La Asiek | Powered by Blogger.com.